Human Resources Coordinator | Coordonnateur des Ressources Humaines

Your role as a Human Resources Coordinator:

You are responsive, organized and enjoy providing support to a variety of people? You build strong relationships with internal and external stakeholders? You provide accurate information and share ideas to continuously improve processes and practices? This opportunity is for you!

What you will be doing:

• Responsible for employee data integrity. Enter and maintain all employee data for completeness and accuracy in our HRIS (SuccessFactors) and electronic employee files.
• Prepare various employment letters (new contracts, promotions, change in roles, visa letters, etc.).
• Coordinate the various steps in the recruitment process from posting to hiring in partnership with the Talent Acquisition Specialists, HRBPs and hiring managers (job description, requisitions opening and closing in our HRIS, posting, etc.).
• Support the onboarding process to ensure the employee is up and running on day 1 (collect all necessary documents, create profile in SuccessFactors, link with payroll, IT helpdesk, external providers, onboarding presentation, etc.).
• Facilite the HR Orientation session for new employees on their first day.
• Coordinate offboarding process with all relevant internal and external parties.
• First point of contact for employee questions related to HR topics (policies, programs, etc.). Liaise with appropriate expert and the HR team when needed to be able to answer the employee in a timely manner.
• Answer internal and external audit requests with accuracy and in a timely manner.
• Conduct regular audits related to work visa expiry and inform HRBP as needed.
• Coordinate leave of absence files (STD, LTD, CSST, maternity, paternity) in partnership with the HRBP.
• Provide project and administrative support to the HR team.
• Produce various reports and data analysis.
• Ensure update and maintenance of all related files in our employee Intranet (Confluence).
• Prepare and send HR related communications.
• Compile, maintain and administer the expenses and information for the Competency law.
• Provide recommendations, assist and coordinate various projects and continuous process improvement efforts.
• Gather, compile and maintain data related to Bill 90 (training).

What we are looking for:

• 1-3 years’ experience in Human Resources.
• University Degree, preferably Bachelor’s in Human Resources or related field.
• Fully bilingual in both oral and written French and English.
• Ability to prioritize and complete tasks within set deadlines in a fast-paced environment.
• Outstanding organization skills.
• Rigor and attention to details is a must.
• Team player with ability to understand group objectives and take proactive actions.
• Display professional attitude and maintain confidentiality at all times.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Experience and aptitude with HR databases and HRIS system, knowledge of SuccessFactors an asset.
• Strong ability in using MS Office, Excel and Powerpoint in particular

This role requires strong English skills to interact with global colleagues outside Quebec. Proficiency in both spoken and written English is essential. We are proud to offer bilingual job opportunities to all qualified candidates. Our job descriptions are written in both French and English to welcome French- and English-speaking talents. We encourage applications from all qualified individuals and are committed to an inclusive work environment that respects diversity.

(version française)

WorkJam est le premier lieu de travail numérique de première ligne au monde, connectant l'ensemble de la main-d'œuvre sur le terrain pour travailler en parfaite harmonie. WorkJam est une superbe application entièrement modulaire qui résout les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises de première ligne globales grâce à la gestion des tâches, à l'échange de quart de travail, à la planification des équipes, à la communication bidirectionnelle et à la formation.

Nous sommes fiers de nos équipes dévouées qui sont déterminées à faire une différence pour des millions d'employés de première ligne, ce qui nous a permis d'être reconnus parmi les 100 entreprises les plus influentes du magazine TIMEs en 2023.

Avantages de rejoindre WorkJam :

• Salaire et avantages sociaux compétitifs
• 4 semaines de vacances plus congés personnels
• Cotisation à votre régime de retraite/pension
• Un environnement de travail flexible et à distance/hybride pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Généreuse prime de 4 000 $ pour la recommandation d'employés
• Plateformes d'apprentissage en continu disponibles

Chez WorkJam, nos valeurs fondamentales sont le respect et l'inclusion, l'unification, faire une différence et aller de l’avant. WorkJam est une entreprise internationale à forte croissance avec des opérations en Amérique du Nord, en Europe et en Australie avec notre siège social basé à Montréal. En savoir plus sur www.WorkJam.com

Votre rôle en tant que Coordonnateur des Ressources Humaines

Vous êtes réactif, organisé et aimez accompagner des personnes variées ? Vous construisez des relations solides avec les parties prenantes internes et externes ? Vous fournissez des informations précises et partagez des idées pour améliorer continuellement les processus et les pratiques ? Cette opportunité est pour vous !

Ce que vous ferez :

• Responsable de l'intégrité des données des employés.
• Saisir et conserver toutes les données des employés pour en assurer l'exhaustivité et l'exactitude dans notre SIRH (SuccessFactors) et les fichiers électroniques des employés.
• Préparer diverses lettres (contrats d’embauche, promotions, changement de rôle, lettres de visa, etc.).
• Coordonner les différentes étapes du processus de recrutement en partenariat avec les spécialistes de l'Acquisition de Talent, les PARH et les gestionnaires (la description de poste, l’ouverture et la fermeture des réquisitions dans notre SIRH, l'affichage, etc).
• Soutenir le processus d'accueil pour s'assurer que l'employé est opérationnel dès le premier jour (collection des documents, création du profil dans SuccessFactors, informer les services des TI et de la Paie, les fournisseurs externes, présentation d’accueil, etc.).
• Faciliter la session d’orientation RH pour les nouveaux employés lors de leur première journée.
• Coordonner le processus de fin d’emploi avec toutes les parties internes et externes pertinentes.
• Premier point de contact pour les questions des employés liées aux sujets RH (politiques, programmes, etc.). Assurer la liaison avec l'expert approprié et l'équipe RH au besoin pour pouvoir répondre à l'employé en temps opportun.
• Répondre aux demandes d'audit interne et externe avec exactitude et en temps opportun.
• Effectuer des audits réguliers liés à l'expiration du visa de travail et informer le/la PARH si nécessaire.
• Coordonner les dossiers de congés (STD, ILD, CSST, maternité, paternité) en partenariat avec le/la HRBP.
• Fournir un soutien de projet et administratif à l'équipe RH.
• Produire divers rapports et analyses de données.
• Assurer la mise à jour et le maintien de tous les fichiers connexes dans notre Intranet des employés (Confluence).
• Préparer et envoyer des communications liées aux RH.
• Recueillir, compiler et maintenir le dossier de comptabilisation des dépenses de la Loi sur les compétences.
• Fournir des recommandations, assister et coordonner divers projets et efforts d'amélioration continue des processus.

Ce que nous recherchons :

• 1-3 ans d'expérience en ressources humaines.
• Diplôme universitaire, de préférence un baccalauréat en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• Parfaitement bilingue à l'oral et à l'écrit en français et en anglais.
• Capacité à prioriser et à terminer les tâches dans les délais fixés dans un environnement au rythme rapide.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles.
• La rigueur et le souci du détail sont essentiels.
• Esprit d'équipe avec la capacité de comprendre les objectifs de l’équipe et de prendre des mesures proactives.
• Faire preuve de professionnalisme et maintenir la confidentialité en tout temps.
• Excellentes compétences en communication et relation interpersonnelles.
• Habiletés et expérience avec les bases de données RH et les systèmes SIRH, connaissance de SuccessFactors un atout.
• Forte capacité à utiliser MS Office, Excel et Powerpoint en particulier.